Fra 50 Excel-ark til ét system, hvor alle afdelinger samarbejder om de samme projekter

Jeg byggede et internt system, hvor alle afdelinger samarbejder om de samme projekter. Hvert projekt har ét sted med forløbet, de ansvarlige, fristerne, filerne og dialogen.

Princippet er, at projektet og medarbejderne hænger sammen. Står man som ansvarlig på et trin i et projekt, lander det i ens eget overblik, og en fælles oversigt viser, hvem der er i gang med hvad. Ingen skal spørge rundt for at vide, hvor et projekt står.

Anden del er et AI-studie, hvor designerne laver billeder og mockups af indretningen med kundernes egne produkter, så kunden kan se resultatet, før det bygges.

Hvorfor et system, afdelingerne selv former, og ikke et færdigt projektværktøj?

Et færdigt projektværktøj havde været hurtigere at sætte op. Men Excel virkede af én grund: hver afdeling kunne selv bestemme, hvad den skulle følge med i. Et standardværktøj havde tvunget alle ind i samme skabelon og en ny måde at arbejde på fra første dag.

Derfor sætter hver afdeling selv sine lister op, mens kunder, projekter og processer er fælles. De eksisterende Excel-ark blev importeret direkte, så ingen startede forfra, og alt kan stadig eksporteres til Excel. Retail Fabrikken er ikke låst til systemet.

Ét projekt, alle afdelinger

Når design er færdig, kan konstruktion se det med det samme. Ændringer slår igennem hos alle uden at genindlæse siden, og man kan se, hvem der arbejder i projektet lige nu, så to kolleger ikke retter det samme samtidig.

Kolleger inddrages med @-omtale i kommentarerne, og historikken viser, hvem der har ændret hvad. Filerne bliver i SharePoint, hvor de lå i forvejen, og vises på projektet. Så opstår der ikke to kopier af den samme tegning.

Fra projekt til medarbejder

Det er koblingen mellem projekterne og medarbejderne, der gør forskellen. Et trin i et projekt er ikke bare en status, men en opgave med en ansvarlig og en frist.

1. 1

   Forløbet lægges

   Projektet får sine trin fra en fælles processkabelon, hver med ansvarlige, datoer og en tjekliste.

2. 2

   Opgaven lander hos medarbejderen

   Den ansvarlige ser trinnet og fristen i sit eget overblik, på tværs af alle projekter og afdelinger.

3. 3

   Trinnet udføres

   Punkterne på tjeklisten krydses af undervejs. Går man videre med åbne punkter, advarer systemet.

4. 4

   Næste afdeling tager over

   Projektet flytter til næste trin, og den næste ansvarlige har det med det samme i sit overblik.

5. 5

   Alle kan se, hvor det står

   Den fælles oversigt viser for hver medarbejder de aktive projekter, trinnene lige nu og fristerne.

Det medarbejderne ser

Når en medarbejder åbner systemet, er det første, de ser, deres egne frister på en tidslinje, med de overskredne først. Derunder ligger de trin, de har ansvar for lige nu, deres to-do's og omtaler fra kolleger. Egne to-do's og noter er private, også over for ledelsen.

Den fælles oversigt viser hver medarbejder med aktive projekter, trin lige nu, overskredne frister og frister de næste 14 dage. Den, der har flest overskredne frister, står øverst. Så kan man se, hvor der er brug for en hånd, og omfordele i tide.

Til det ugentlige projektmøde samles materialet ét sted, så det også kan findes bagefter, og rapporter på tværs af projekterne bygges direkte i systemet.

Hvorfor Microsoft-login og en Cloudflare-tunnel?

Uden fast IP-adresse eller VPN skulle systemet kunne nås udefra uden at ligge åbent på internettet. Derfor kører det bag en Cloudflare-tunnel med single sign-on gennem Microsoft Entra ID.

• Ingen åbne porte

  Serveren åbner selv forbindelsen ud til Cloudflare, så der er ingen vej ind udefra, og der kræves ingen fast IP-adresse.

• Login før alt andet

  Ingen kommer i nærheden af systemet uden først at logge ind med deres Microsoft-konto og totrinsbekræftelse.

• Ét login, ingen nye adgangskoder

  Medarbejderne bruger den konto, de allerede har. Adgangen følger de grupper i Microsoft 365, der også styrer SharePoint, så en ny eller fratrådt medarbejder håndteres ét sted.

• Rettigheder i databasen

  Hver medarbejder ser kun det, rollen giver adgang til, og økonomien er kun synlig for ledelsen. Reglerne håndhæves i databasen og ikke kun i skærmbilledet.