AI CRM & Kundeservice
Et samlet system til kundestyring, kommunikation og lokal AI, bygget til et mediebureau
Udfordringen
Den her kunde er et mediebureau med omkring 20 medarbejdere, der leverer alt fra kampagner og branding til løbende rådgivning for deres kunder. De har masser af bolde i luften på samme tid, og det stiller krav til, hvordan de holder styr på det hele.
Problemet var, at tingene lå spredt. CRM i et system, e-mail i et andet, filer i en mappe-struktur, aftaler i en kalender, og support-dialog i lange e-mailtråde. Hver gang en medarbejder skulle tage fat på en kundesag, startede det med at lede efter kontekst: Hvad aftalte vi sidst? Hvor ligger de filer, vi sendte? Er der en aftale i kalenderen? Det er kontekstskift, og det koster tid. Meget tid.
Og så var der konsistensen. Når viden primært ligger i hovederne på de enkelte medarbejdere, afhænger kvaliteten af, hvem der svarer. Nye medarbejdere brugte lang tid på at komme ind i sagerne, fordi historikken ikke var samlet og søgbar. Der var ingen fælles hukommelse.
Bureauet havde kigget på AI, men løb ind i en mur. De arbejder med kunders fortrolige data, kampagnestrategier og budgetter, og at sende det til en cloud-baseret AI-tjeneste var ikke en option. Dels af GDPR-hensyn, dels fordi de ikke ville miste kontrollen over, hvor deres data endte.
De havde brug for et samlet system til kundestyring, kommunikation og projekter, og de ville have AI-funktionalitet, men uden at kompromittere på datasikkerhed. Det var min opgave at løse begge dele.
Min tilgang
Det var hurtigt tydeligt at det ikke var et spørgsmål om at finde det rigtige SaaS-produkt. Det de manglede, fandtes ikke som en løsning. Det skulle bygges.
Jeg startede med at kortlægge, hvordan teamet faktisk arbejder: hvornår de kommunikerer med kunder, hvordan opgaver opstår, hvad der kræver koordinering, og hvor de mister tid. Ud fra det tegnede jeg en løsning i to lag.
To lag, der arbejder sammen
Lag 1: CRM & kundeportal, Styre leads, kunder, opgaver, samtaler, filer og aftaler. Alt samlet et sted, med krypteret kommunikation som standard.
Lag 2: Lokal AI-assistent, 100% på virksomhedens eget hardware, med hukommelse, søgning i historik, og smarte e-mailfunktioner. Ingen data forlader bygningen.
De to lag er ikke bare "boltet på" hinanden. AI-assistenten kender konteksten fra CRM'et, e-mails kan besvares med udkast der tager højde for tidligere dialog, og medarbejderne oplever det som et sammenhængende system.
I stedet for cloud-AI installerede vi to dedikerede grafikkort (NVIDIA RTX PRO 4000) i virksomhedens server og satte hele AI-laget op til at køre lokalt med open source-modeller. Mere krævende opsætning, men det løser datasikkerhed en gang for alle.
CRM & kundeportalen
Den ene halvdel af løsningen er en komplet platform til hele kunderejsen, fra lead til løbende support. Her er de vigtigste dele.
Leads & kundestyring
Nye leads oprettes og følges fra den første kontakt. Når et lead konverteres til kunde, overføres al historik. Hver kunde har sin profil med en samlet log: samtaler, opgaver, filer og aftaler. Et sted hvor man kan åbne en kunde og se hele billedet.
Opgavestyring med fremdrift
Opgaver har et defineret livscyklus med statusflows tilpasset kundetypen. Hver opgave kan have projektplan, steps med varighed og en fremdriftsindikator i procent. Kunden kan se fremdrift uden at ringe, og teamet har et fælles billede af status. Faktura og betaling lever samme sted.
Krypterede samtaler
Kunder og admin kommunikerer i tråde integreret i kundeprofilen. Alle beskeder krypteres med AES-256-GCM inden de gemmes. Brugeren mærker ingen forskel, men selv med adgang til databasen kan beskederne ikke læses. Fortrolighed bygget ind i systemet.
Booking som godkendelsesflow
Kunden vælger en tid via en tidsvælger med ledige tider, sender en aftaleanmodning, og admin kan acceptere, afvise eller komme med modforslag. Når aftalen accepteres, oprettes automatisk en videosession og en samtaletråd knyttet til mødet.
Videomøder direkte i platformen
Ingen Zoom eller Teams-links. Videochatten kører direkte i platformen med peer-to-peer forbindelse, skærmdeling og indbygget chat. Mødet dukker op i konteksten af den konkrete kunde og opgave.
AI-laget, den lokale assistent
Den anden halvdel er det der virkelig rykker hastigheden. En AI-assistent på virksomhedens eget hardware der gør medarbejderne hurtigere i alt fra chat til e-mail.
AI-chat med hukommelse
Ikke en chatbot der starter forfra. Samtaler gemmes, og der bygges en søgbar hukommelse. AI'en finder automatisk relevant historik, "hvad aftalte vi sidst?", uden at medarbejderen leder.
Teknologien (RAG) sikrer svar baseret på virksomhedens egne data, ikke gætværk. Mere præcist over tid, jo mere data der er.
En assistent der selv finder svar
AI-assistenten er "agentisk", den beslutter selv hvornår den skal slå noget op. Den søger automatisk i historik, henter info fra nettet, eller besøger en URL. Alt i baggrunden, medarbejderen oplever bare en assistent der altid finder svaret.
E-mail med AI-funktioner
Platformen har en indbygget mail-klient med mapper, læst/ulæst, og afsendelse, alt inden for platformens interface.
AI-funktionerne: et klik genererer et professionelt svarudkast. Marker tekst og bed AI'en om at optimere den. Begge streames i realtid. Når 20 medarbejdere sparer 10 minutter dagligt er det over 3 timer om dagen.
Hvorfor lokal AI?
Det her er den beslutning der adskiller projektet mest. I stedet for cloud-AI kører al behandling på virksomhedens egen server med to NVIDIA RTX PRO 4000 og open source-modeller. Fire grunde:
Fuld datakontrol
Kundedata forlader aldrig bygningen. GDPR-compliance er en arkitekturbeslutning, ikke et løfte.
Forudsigelige omkostninger
Ingen token-regninger. Hardwaren er en engangsinvestering. Jo mere systemet bruges, jo bedre ROI.
Lav latency
Svar genereres lokalt, ingen ventetid på API-kald. Hurtigere svar og bedre oplevelse.
Frihed i modelvalg
Forskellige modeller til forskellige opgaver: reasoning, tone-of-voice, hurtige drafts. Ingen vendor lock-in.
Resultatet
Systemet er i fuld drift med ~20 daglige brugere. Alt fra kundestyring og kommunikation til AI-assisteret e-mail kører i et sammenhængende interface.
Den største forandring er ikke et enkelt tal, det er et skift i, hvad teamet bruger sin tid på. Før gik dagene med kontekstskift og gentagende opgaver. Nu går tiden med at betjene kunder bedre og hurtigere.
Nye medarbejdere kommer hurtigere ind i sagerne, fordi historikken er samlet og søgbar. AI'en fungerer som en fælles hukommelse, der altid er klar. Og kommunikation med kunder er sikker som standard, ikke noget man skal tænke over.
Har du en lignende udfordring?
Mangler du overblik over kunder, projekter og kommunikation? Eller vil du udforske, hvad lokal AI kan gøre for din virksomhed, uden at sende data til cloud? Lad os tage en uforpligtende snak.