Hvorfor data i PDF er en stopklods i hverdagen
Hver dag bruger danske virksomheder timer på at taste data fra PDF filer ind i systemer. Det sker med fakturaer, ordresedler, kontrakter og andre dokumenter.
Processen er træls, fejlpræget og spiser tid som kunne bruges bedre. Medarbejdere sidder og taster tal og navne fra skærm til skærm, og når de skal skynde sig, sker fejlene.
Den manuelle indtastning skaber flaskehalse i arbejdsgangen. Dokumenter hober sig op, og vigtige data ligger fanget i PDF format uden at komme videre i systemerne.
Mange virksomheder har oplevet problemer med forkerte beløb, manglende ordrenumre eller stavefejl der skaber forvirring senere i processen.
Mennesker taster tal fejl sker og tiden går
Selvom medarbejdere gør deres bedste, opstår der fejl ved manuel datatastning. Undersøgelser viser at mennesker laver fejl i omkring 1 ud af 300 indtastninger når de er koncentrerede.
Når tempoet skal op, stiger fejlprocenten markant. Forkerte CVR numre, beløb med forkerte decimaler eller manglende referencenumre skaber problemer ned ad linjen.
Tiden der går med manuel behandling er også et stort problem. En faktura kan tage 3-5 minutter at behandle manuelt, mens samme dokument kan læses automatisk på få sekunder.
Det giver ikke mening at bruge dygtige medarbejdere på kedelig datatastning, når teknologien kan klare opgaven bedre og hurtigere.
Sådan virker OCR med AI på danske dokumenter
OCR teknologi har udviklet sig markant de seneste år. Moderne systemer bruger kunstig intelligens til at genkende tekst med høj præcision, også på danske dokumenter.
Teknologien scanner PDF filer og identificerer tekstområder, tabeller og specifikke felter. AI modellerne er trænet på millioner af dokumenter og kan håndtere forskellige skrifttyper og layouts.
For danske virksomheder er det vigtigt at vælge OCR løsninger der forstår danske specialtegn som æ, ø og å. Mange internationale systemer har problemer med disse bogstaver.
De bedste OCR systemer kombinerer traditionel tekstgenkendelse med AI der forstår sammenhængen i dokumenterne. Dette giver langt bedre resultater end ældre teknologier.
Bedste praksis for kvalitet sprog og felter
For at få de bedste resultater med OCR på danske dokumenter, skal man følge nogle vigtige principper. PDF filer skal have god opløsning og tydelig tekst.
Det er smart at definere faste felter der skal udtrækkes fra hver dokumenttype. På fakturaer kan det være leverandørnavn, fakturanummer, dato og beløb.
- Brug altid original PDF filer fremfor scannede kopier
- Definer klare regler for feltplacering og format
- Test systemet med forskellige dokumenttyper
- Sæt grænser for acceptable konfidensværdier
Sprog indstillinger skal sættes til dansk for at få optimal genkendelse af danske ord og vendinger. Dette påvirker især genkendelsen af navne på personer og virksomheder.
Sådan tjekker vi datakvalitet før næste trin
Selvom OCR teknologien er blevet meget præcis, er det stadig vigtigt at kontrollere kvaliteten af de udtrukne data. Dette sker bedst gennem automatiserede tjek.
Systemet kan kontrollere om CVR numre har det rigtige format, om datoer er gyldige, og om beløb er logiske. Disse automatiske kontroller fanger langt de fleste fejl.
| Kontrol type | Eksempel | Handlingsregel |
|---|---|---|
| CVR nummer | 8 cifre format | Afvis hvis forkert |
| Beløb | Decimal og tusind separator | Flag til manuel tjek |
| Dato | DD-MM-ÅÅÅÅ format | Konverter automatisk |
Når konfidensværdien for et felt er under en bestemt grænse, sendes dokumentet til manuel gennemgang. Dette sikrer høj datakvalitet i det endelige resultat.
Eksempler faktura ordreseddel og kontraktflow
Lad os se på konkrete eksempler på hvordan OCR kan automatisere forskellige dokumenttyper. Fakturaer er ofte det første sted virksomheder starter.
En typisk faktura fra en dansk leverandør indeholder faste felter som CVR nummer, fakturanummer, forfaldsdato og beløb. OCR systemet kan trække disse oplysninger ud og sende dem direkte til regnskabssystemet.
Ordresedler fungerer på samme måde, men her er fokus på produktnumre, antal og leveringsadresser. Systemet kan automatisk oprette ordrer i lagersystemet baseret på de scannede data.
Kontrakter er mere komplekse, men OCR kan stadig trække vigtige datoer, navne og nøgletal ud. Dette sparer meget tid ved kontraktstyring og opfølgning på aftaler.
Tilknytning til ERP CRM og lager på få timer
En af de store fordele ved moderne OCR løsninger er hvor hurtigt de kan forbindes til eksisterende systemer. Med værktøjer som n8n kan hele processen sættes op på få timer.
Data fra PDF filer kan sendes direkte til ERP systemer, CRM platforme eller lagerstyringssystemer. Dette eliminerer den manuelle overførsel af data mellem systemer.
Processen starter når en ny PDF fil modtages via mail eller uploades til en mappe. OCR systemet behandler dokumentet automatisk og sender de udtrukne data videre til de relevante systemer.
Fejlhåndtering er indbygget, så dokumenter der ikke kan læses korrekt, sendes til manuel behandling i stedet for at skabe problemer i systemerne.
Hurtigt flow i n8n med god logning og drift
n8n gør det enkelt at bygge workflows der forbinder OCR med virksomhedens systemer. Platformen har færdige moduler til de fleste danske ERP og CRM løsninger.
Logning er vigtig for at kunne følge med i hvor mange dokumenter der behandles og hvilke eventuelle problemer der opstår. n8n gemmer detaljerede logs for hver behandling.
Overvågning sker automatisk, og systemet kan sende beskeder hvis der opstår fejl eller hvis behandlingstiden bliver for lang. Dette sikrer at problemer løses hurtigt.
Sådan kommer du i gang med OCR automation
At implementere OCR automation behøver ikke være kompliceret eller dyrt. Start med at identificere de dokumenttyper der tager mest tid at behandle manuelt.
Næste skridt er at definere hvilke felter der skal udtrækkes fra hver dokumenttype. Vær specifik om formater og regler for hvert felt.
Test løsningen grundigt med rigtige dokumenter før den går i produktion. Dette sikrer at kvaliteten er i orden og at fejlhåndteringen virker som forventet.
Med den rigtige tilgang kan OCR automation spare flere timer om ugen og reducere fejl markant. Investeringen tjener sig ind på kort tid gennem øget effektivitet.