Tilbud i SMV tager for lang tid og koster salg
Du kender det godt. En kunde spørger efter et tilbud, og så starter det store arbejde. Du skal hente priser fra forskellige regneark, regne på margin og tillæg, og skrive en tekst der lyder professionel. Før du får sendt det hele afsted, er der gået timer, og kunden har måske allerede valgt en konkurrent.
For danske SMV virksomheder er tilbudsarbejdet ofte en af de største flaskehalse i salgsprocessen. Det tager for lang tid, og mange potentielle salg går tabt, fordi tilbuddet ikke kommer hurtigt nok på bordet.
Typiske flaskehalse i tilbudsproces
De fleste virksomheder kæmper med de samme problemer, når de skal lave tilbud. Først skal du finde de rigtige priser i dit system eller i gamle regneark. Så skal du regne på, hvilken margin du skal have, og hvad tillæg for leverance eller installation koster.
Når det endelig er klar, skal tilbuddet skrives, formateres og sendes. I mellemtiden har konkurrenterne måske allerede leveret deres tilbud, og din chance for at vinde ordren er blevet mindre.
Fejl i data og kopier ind fra regneark
Når du skal kopiere priser og data fra forskellige kilder, er der stor risiko for fejl. En forkert pris eller et manglende tillæg kan koste dig dyrt. Enten vinder du ordren til en pris, der giver dig underskud, eller du taber den, fordi prisen blev for høj.
Regneark og manuelle processer er ikke bygget til moderne salgsarbejde. De skaber mere rod end værdi og øger risikoen for dyre fejltagelser.
Manglende opfølgning og glemte frister
Når tilbuddet er sendt, starter et nyt problem: Opfølgningen. Mange gode tilbud bliver glemt i kundens mailboks, fordi der ikke kommer en venlig påmindelse på det rigtige tidspunkt.
Uden et system til at holde styr på status og deadlines, går værdifulde salg tabt. Kunden glemmer dit tilbud, og du glemmer at følge op.
Sådan arbejder AI med prislogik og tekst
AI kan løse alle de problemer, du kæmper med i tilbudsarbejdet. I stedet for at bruge timer på at samle data og regne priser, kan AI gøre det hele på få sekunder. Det trækker automatisk de rigtige priser fra dine systemer og bruger dine egne regler til at beregne den endelige pris.
Det bedste er, at AI også kan skrive tilbudsteksten for dig. Den bruger din tone og dit sprog, så tilbuddet lyder som dig, men spare dig for al skrivearbejdet.
Hent data fra CRM produktkatalog og økonomi
AI systemet kobler sig direkte til dine eksisterende systemer. Det henter produktpriser fra dit katalog, kundedata fra CRM og regnskabsoplysninger fra dit økonomisystem. Alt bliver samlet ét sted, så du slipper for at lede rundt i forskellige programmer.
Når alle data er tilgængelige på ét sted, kan AI lave tilbud baseret på helt opdaterede oplysninger. Du slipper for at bekymre dig om, at priserne ikke er korrekte eller opdaterede.
Regler rabatter tillæg og dækningsgrad
| Regeltype | Eksempel | Fordel |
|---|---|---|
| Volumenrabat | 10% ved køb over 50.000 kr | Automatisk prisberegning |
| Kundespecifik rabat | VIP kunde får 15% rabat | Personaliseret prisfastsættelse |
| Sæsonrabat | Sommerrabat på 20% | Tidsbaseret prislogik |
| Dækningsgrad | Minimum 35% margin | Sikrer rentabilitet |
Dine prisregler bliver programmeret ind i systemet én gang, og så følger AI dem automatisk. Det betyder, at alle tilbud får den rigtige pris hver gang, uden at du skal huske alle reglerne.
Kvalitetstjek og tone i teksten før afsendelse
Før tilbuddet sendes, laver AI et kvalitetstjek. Det kontrollerer, at alle priser er korrekte, at teksten lyder professionel, og at alle nødvendige informationer er med. Du får mulighed for at se tilbuddet igennem, før det går videre til kunden.
AI bruger din virksomheds tone og stil i tilbudsteksten, så det lyder som dig. Det betyder, at tilbuddet føles personligt og professionelt på samme tid.
Fra forespørgsel til sendt tilbud på fem minutter
Med AI automation kan du gå fra kundens forespørgsel til et færdigt tilbud på under fem minutter. Det lyder for godt til at være sandt, men det er virkeligheden for virksomheder, der har implementeret AI i deres tilbudsproces.
Processen starter, når kunden udfylder en webformular eller sender en forespørgsel. AI tager over og laver resten af arbejdet, mens du kan fokusere på andre vigtige opgaver.
Webformular og struktureret input
I stedet for at modtage ustrukturerede forespørgsler via mail, kan du give dine kunder en webformular. Her udfylder de præcis, hvad de har brug for, så AI har alle nødvendige oplysninger til at lave et korrekt tilbud.
Formularen er bygget op, så den fanger alle de informationer, du normalt skal spørge om efterfølgende. Det sparer tid for både dig og kunden.
Automatisk beregning skabelon og pdf
Når AI har modtaget forespørgslen, starter den automatiske beregning. Den bruger dine prisregler og produktdata til at beregne den korrekte pris. Samtidig vælger den den rigtige tilbudsskabelon baseret på produkttype og kunde.
Tilbuddet genereres som en professionel PDF, der indeholder alle nødvendige informationer. Det er klar til afsendelse med det samme, eller du kan gennemgå det først, hvis du foretrækker det.
Integration til CRM økonomi og e-mail
En af de største fordele ved AI automation er, at den kan integrere med alle dine eksisterende systemer. Det betyder, at data flyder frit mellem systemerne, og du slipper for dobbeltarbejde.
Når et tilbud sendes, opdateres dit CRM automatisk. Hvis kunden accepterer, oprettes ordren i dit økonomisystem. Alt sker automatisk i baggrunden.
Pipeline synk status og opfølgning
- Automatisk statusopdatering: CRM opdateres med tilbuddets status i realtid
- Planlagt opfølgning: Systemet sender påmindelser på de rigtige tidspunkter
- Performance tracking: Du kan se konverteringsrater og forbedringspunkter
- Eskalering: Vigtige tilbud får automatisk højere prioritet
Opfølgning bliver automatisk og systematisk. Du glemmer aldrig at følge op på et tilbud, og kunden får den rette opmærksomhed på det rigtige tidspunkt.
Sikkerhed jura og digital underskrift i tilbud
Når du automatiserer tilbudsprocessen, er det vigtigt, at sikkerhed og jura er i orden. AI systemet kan indbygge digital underskrift og sporbarhed, så du altid har styr på, hvem der har godkendt hvad og hvornår.
Alle tilbud gemmes sikkert med fuld sporbarhed. Det giver dig juridisk sikkerhed og gør det let at dokumentere hele forløbet, hvis der skulle opstå spørgsmål senere.
Sporbarhed log og accept med MitID
Alle handlinger i systemet logges automatisk. Du kan se, hvornår tilbuddet blev sendt, åbnet og accepteret. Kunden kan underskrive digitalt med MitID, hvilket giver juridisk gyldighed på samme niveau som håndskreven underskrift.
Dette system giver dig fuld sikkerhed og dokumentation af hele processen fra forespørgsel til signeret kontrakt.
Rettigheder og arkivering i din løsning
Alle data forbliver i dine egne systemer med dine egne rettigheder og sikkerhedsniveauer. AI systemet arbejder med dine data, men ejer dem ikke. Du beholder fuld kontrol over, hvem der har adgang til hvad.
Arkivering sker automatisk i henhold til gældende lovgivning, og du kan altid hente gamle tilbud frem, hvis der er behov for det.
AI automation giver konkrete resultater for SMV
Implementering af AI i tilbudsprocessen er ikke bare en nice-to-have teknologi. Det er en konkret løsning, der giver målbare resultater for danske SMV virksomheder. Du sparer tid, øger din hit rate og får mere styr på hele salgsprocessen.
Med de rette systemer på plads kan du fokusere på det, du er bedst til: At bygge relationer med kunder og udvikle din forretning. AI tager sig af det kedelige regnework og administrative arbejde.