--- title: "Projektstyringssystem i stedet for 50 Excel-ark | Cohlsen" description: "Retail Fabrikken samlede 50 Excel-ark i ét projektstyringssystem på tværs af afdelinger og fik et AI-studie, der laver billeder og mockups af indretningen med kundernes produkter." url: "https://cohlsen.dk/cases/projektstyring-og-ai-studie" lastModified: "2026-11-08" language: "da" --- # Fra 50 Excel-ark til ét system, hvor alle afdelinger samarbejder om de samme projekter Et fælles system erstatter Excel-arkene, så afdelingerne samarbejder om de samme projekter, og alle kan se, hvem der har næste skridt. Ved siden af er der et AI-studie, der laver billeder og mockups af indretningen med kundernes egne produkter. [Book afklaringsmøde](https://cohlsen.dk/book) Retail Fabrikken. Indretning, produktion og levering. 50 Excel-ark samlet i ét system. I drift. ## Udgangspunktet: projekterne levede i 50 Excel-ark Retail Fabrikken designer, producerer og leverer indretning til butikker, fitness- og skønhedscentre, restauranter og kontorer. Et projekt går gennem design og 3D-visualisering, konstruktion, projektledelse, sourcing og aftersales, og flere afdelinger arbejder på det samme projekt. Projekterne lå i fire Excel-filer med 50 ark tilsammen, og den største fil fyldte over 70 MB. Opgaverne blev styret i Microsoft Planner, filerne lå i SharePoint, og data lå i Business Central. Hver afdeling havde sin del af projektet i sin egen fil. Ville man vide, hvor et projekt stod, og hvem der havde næste skridt, skulle man finde de rigtige ark eller spørge rundt. Og det skalerede ikke: hvert nyt projekt og hver ny medarbejder betød flere rækker, flere ark og flere steder at lede. Samtidig har Retail Fabrikken ingen fast IP-adresse eller VPN. Et nyt system kunne derfor ikke bare lukkes inde bag kontorets netværk, og det måtte heller ikke ligge åbent på internettet. ## Løsningen: ét fælles system til projekter, ansvar og frister Jeg byggede et internt system, hvor alle afdelinger samarbejder om de samme projekter. Hvert projekt har ét sted med forløbet, de ansvarlige, fristerne, filerne og dialogen. Princippet er, at projektet og medarbejderne hænger sammen. Står man som ansvarlig på et trin i et projekt, lander det i ens eget overblik, og en fælles oversigt viser, hvem der er i gang med hvad. Ingen skal spørge rundt for at vide, hvor et projekt står. Anden del er et AI-studie, hvor designerne laver billeder og mockups af indretningen med kundernes egne produkter, så kunden kan se resultatet, før det bygges. ### Hvorfor et system, afdelingerne selv former, og ikke et færdigt projektværktøj? Et færdigt projektværktøj havde været hurtigere at sætte op. Men Excel virkede af én grund: hver afdeling kunne selv bestemme, hvad den skulle følge med i. Et standardværktøj havde tvunget alle ind i samme skabelon og en ny måde at arbejde på fra første dag. Derfor sætter hver afdeling selv sine lister op, mens kunder, projekter og processer er fælles. De eksisterende Excel-ark blev importeret direkte, så ingen startede forfra, og alt kan stadig eksporteres til Excel. Retail Fabrikken er ikke låst til systemet. ### Ét projekt, alle afdelinger Når design er færdig, kan konstruktion se det med det samme. Ændringer slår igennem hos alle uden at genindlæse siden, og man kan se, hvem der arbejder i projektet lige nu, så to kolleger ikke retter det samme samtidig. Kolleger inddrages med @-omtale i kommentarerne, og historikken viser, hvem der har ændret hvad. Filerne bliver i SharePoint, hvor de lå i forvejen, og vises på projektet. Så opstår der ikke to kopier af den samme tegning. ### Fra projekt til medarbejder Det er koblingen mellem projekterne og medarbejderne, der gør forskellen. Et trin i et projekt er ikke bare en status, men en opgave med en ansvarlig og en frist. 1. **Forløbet lægges**: Projektet får sine trin fra en fælles processkabelon, hver med ansvarlige, datoer og en tjekliste. 2. **Opgaven lander hos medarbejderen**: Den ansvarlige ser trinnet og fristen i sit eget overblik, på tværs af alle projekter og afdelinger. 3. **Trinnet udføres**: Punkterne på tjeklisten krydses af undervejs. Går man videre med åbne punkter, advarer systemet. 4. **Næste afdeling tager over**: Projektet flytter til næste trin, og den næste ansvarlige har det med det samme i sit overblik. 5. **Alle kan se, hvor det står**: Den fælles oversigt viser for hver medarbejder de aktive projekter, trinnene lige nu og fristerne. ### Det medarbejderne ser Når en medarbejder åbner systemet, er det første, de ser, deres egne frister på en tidslinje, med de overskredne først. Derunder ligger de trin, de har ansvar for lige nu, deres to-do's og omtaler fra kolleger. Egne to-do's og noter er private, også over for ledelsen. Den fælles oversigt viser hver medarbejder med aktive projekter, trin lige nu, overskredne frister og frister de næste 14 dage. Den, der har flest overskredne frister, står øverst. Så kan man se, hvor der er brug for en hånd, og omfordele i tide. Til det ugentlige projektmøde samles materialet ét sted, så det også kan findes bagefter, og rapporter på tværs af projekterne bygges direkte i systemet. ### Hvorfor Microsoft-login og en Cloudflare-tunnel? Uden fast IP-adresse eller VPN skulle systemet kunne nås udefra uden at ligge åbent på internettet. Derfor kører det bag en Cloudflare-tunnel med single sign-on gennem Microsoft Entra ID. - **Ingen åbne porte**: Serveren åbner selv forbindelsen ud til Cloudflare, så der er ingen vej ind udefra, og der kræves ingen fast IP-adresse. - **Login før alt andet**: Ingen kommer i nærheden af systemet uden først at logge ind med deres Microsoft-konto og totrinsbekræftelse. - **Ét login, ingen nye adgangskoder**: Medarbejderne bruger den konto, de allerede har. Adgangen følger de grupper i Microsoft 365, der også styrer SharePoint, så en ny eller fratrådt medarbejder håndteres ét sted. - **Rettigheder i databasen**: Hver medarbejder ser kun det, rollen giver adgang til, og økonomien er kun synlig for ledelsen. Reglerne håndhæves i databasen og ikke kun i skærmbilledet. Bygget med: Next.js, PostgreSQL, Microsoft Entra ID, SharePoint, Cloudflare Access, Azure, Nginx, OpenAI. ## Resultatet: 50 Excel-ark samlet i ét system på tværs af afdelingerne Systemet har været i drift siden oktober 2026, og 20 medarbejdere på tværs af afdelingerne arbejder i det. De fire projektlister med 50 ark er samlet ét sted, og afdelingerne arbejder i de samme projekter i stedet for i hver sin fil. Ansvar og frister står på projektets trin, så alle kan se, hvem der har næste skridt. Hver medarbejder starter dagen med sine egne frister på tværs af alle projekter, og den fælles oversigt viser, hvor der er travlt, mens der stadig er tid til at gøre noget ved det. Nye projekter, afdelinger og medarbejdere kommer til uden flere ark, og adgangen følger med, når en medarbejder oprettes i Microsoft 365. Systemet er tilgængeligt udefra uden VPN, men kun for de rigtige. Med AI-studiet kan Retail Fabrikken vise kunderne deres egne produkter i indretningen, før den bygges. - Excel-ark samlet: 50 (Fordelt på fire filer, den største over 70 MB) - Medarbejdere i samme system: 20 (På tværs af afdelingerne) ## Vil I have samme resultat? Book et afklaringsmøde, så ser vi på, hvor I taber mest tid, og hvad det kræver at løse det. [Book afklaringsmøde](https://cohlsen.dk/book) [Se, hvordan et samarbejde på månedsbasis foregår](https://cohlsen.dk/samarbejde) ### Jydsk Emblem Fabrik Trykkeri med 14 sælgere. ~100 timer sparet pr. uge. I drift. - Før: Sælgerne brugte det meste af tiden på forarbejde. - Nu: Én indbakke, der sorterer og forbereder henvendelserne. [Læs casen om Jydsk Emblem Fabrik](https://cohlsen.dk/cases/ai-salgsindbakke) ### Cykelcenter Midtjylland Webshop med fjernlager. 19 workflows i én platform. I drift. - Før: Produkter, leverandørdata og indhold lå hver sit sted. - Nu: Én platform, der styrer det hele. [Læs casen om Cykelcenter Midtjylland](https://cohlsen.dk/cases/ai-automatisering) ### Mediebureau Bureau med ~20 medarbejdere. 1 system i stedet for fem. I drift. - Før: CRM, mail, filer, kalender og support lå hver sit sted. - Nu: Ét system til det hele, med AI der kører lokalt. [Læs casen om mediebureauet](https://cohlsen.dk/cases/ai-crm-kundeservice) ### Marketingvirksomhed Marketing. 24/7 svar på kundernes SMS. I drift. - Før: Henvendelser uden for åbningstid ventede for længe på svar. - Nu: En AI-chatbot på SMS, der svarer, booker møder og gemmer leads. [Læs casen om AI-chatbotten på SMS](https://cohlsen.dk/cases/ai-sms-portal) ## Få en konkret vurdering af, hvor I taber mest tid 20 minutter på video. Har I allerede en opgave, ser vi på, hvordan den kan løses. Ellers finder vi sammen ud af, hvor tiden forsvinder. Er jeg ikke den rette, siger jeg det. - Et klart billede af opgaven eller af de flaskehalse, der koster jer mest - Et ærligt svar på, hvad der skal bygges, og om AI hører med - Et bud på, om en pakke eller et afgrænset projekt passer bedst Christoffer Ohlsen, Senior udvikler med speciale i AI og automatisering, Sønderborg. [Book afklaringsmøde](https://cohlsen.dk/book) - Telefon: [20 89 99 66](tel:+4520899966) - Mail: [hello@cohlsen.dk](mailto:hello@cohlsen.dk) - Adresse: Sønderborg Vækstråd, Ellegårdvej 36, 6400 Sønderborg